Spezielle E-Mail-Richtlinien, welche die Weitergabe sensibler Informationen blockieren sind bereits bei vielen Unternehmen im Einsatz. Die modernen E-Collaboration-Features, die sowohl in unserem privaten, als auch beruflichen Umfeld starke Mehrwerte durch ihre Einfachheit und Effizienz bieten, bedürfen eines eigenen Ansatzes zum Schutz vor Datenweitergabe an Unbefugte. Die Kollaborationsdienste von Microsoft bieten verschiedene Möglichkeiten, um einen solchen Schutz zu gewährleisten. Die Mittel zur Identifikation, Verwaltung und zum Schutz der Integrität sensibler Daten in Office 365, Windows File-Server und den lokalen Office-Anwendungen werden von Microsoft um weitere Data Loss Prevention (DLP) Funktionen erweitert.
WINDOWS SERVER TECHNOLOGIE – DLP IN OFFICE 365
Windows FCI (File Classification Infrastructure) wurde bereits über Windows Server bereitgestellt. Diese, zuvor aus der Rolle eines Fileservers gelieferte Funktion, ermöglicht es in Office 365, eine Inhalts-Klassifizierung für Office Dokumente in Exchange Online, SharePoint Online und OneDrive for Business durchzuführen. Diese FCI-Klassifizierung über den Inhalt der Dokumente kann sowohl automatisiert als auch manuell, durch das Setzen von entsprechenden Inhalts-Tags (Schlüsselwörtern) erfolgen. So können Dokumente, die z.B. Finanz- oder Gesundheitsdaten enthalten, automatisch erkannt und für die Dateifreigabe oder das Versenden durch die Outlook Web-App gesperrt werden.
DLP IN SHAREPOINT ONLINE UND ONEDRIVE FOR BUSINESS
DLP-Funktionalitäten, die das Ermitteln von sensitiven Daten durch eDiscovery ermöglichen sind bereits seit einiger Zeit in SharePoint Online und OneDrive for Business integriert. Diese werden nun um Richtlinien zur Bewertung und Handhabung von sensiblen Daten erweitert. Dies umfasst unter anderem ein Rechte-Management für den Zugriff auf bestimmte Informationen mit Richtlinien zur Einschränkung oder Sperrung des Zugriffs auf bestimmte Daten und E-Mail-Benachrichtigungen, um Nutzer über entsprechende Zugriffe ins Bild zu setzen.
DLP IN OFFICE ANWENDUNGEN
Die neuen DLP-Funktionalitäten werden außerdem in den Desktop-Anwendungen, nativ, integriert. Outlook und die Outlook Web App, erhalten diese Funktionalität im Zusammenspiel mit Exchange Online; außerdem erfolgt die Integration in Excel bereits beim Roll-Out. Analog hierzu werden diese Funktionalitäten im Laufe des Jahres 2015 auch für Word und PowerPoint implementiert.
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WANN ERHALTE ICH DIE NEUEN FEATURES IN MEINEM MANDANTEN?
Microsoft hat als Zeitpunkt für den Roll-Out der neuen DLP-Funktionen die ersten Monate von 2015 angesetzt, wobei einzelne Funktionen für SharePoint Online und OneDrive for Business noch in diesem Jahr zur Verfügung gestellt werden. Diese sind Bestandteil eines kontinuierlichen Weiterentwicklungsprozesses, der auch im Nachgang neue Funktionen liefern wird, welche Ihnen in Ihren Office 365-Plänen bereitgestellt werden.
Datensicherheit und Datenschutz sind ein großes Thema beim Einsatz von Cloudprodukten aber auch in der firmeninternen Infrastruktur. Wir von aConTech legen großen Wert darauf, Lösungen zu konzipieren, die einen verantwortungsvollen und sicheren Umgang in diesem Umfeld ermöglichen.
Sie haben weitere Fragen zu den in diesem Artikel vorgestellten Funktionen, zu Office 365 allgemein oder Anregungen? Kontaktieren Sie uns über unser Kontaktformular.
Update [26.03.2015]: Der Roll-Out derDLP- Funktionen über die ersten Monate ist abgeschlossen und kann von allen Kunden verwendet werden.