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Ein Schritt ins Modern Life – über die Vorteile eines virtuellen Workshop-Tags

Am 17.04.2020 stand für aConTech gemeinsam mit der  nextcomIT der erste virtuelle Modern Life Day an – eine Premiere, denn bislang fand der Modern Life Day nur persönlich statt. Die erste Frage, die man sich nun stellt: Wie kann der Spannungsbogen an einem virtuellen Workshop-Tag fortlaufend erhalten werden und wie fühlten sich die Teilnehmer dabei?

6 Stunden voller Impressionen – mit 36 Teilnehmern in einem virtuellen Raum. Die Agenda stand zu Beginn des Tages fest, was jedoch bei der Umsetzung herauskommen würde, wusste bislang noch niemand. Für viele mag es zunächst unmöglich erscheinen, innerhalb dieses Rahmens fortlaufend einen Spannungsbogen zu erhalten – doch nicht mit den richtigen Mitteln! Durch den Einsatz verschiedenster Helferlein, wurde aus einer Notlösung ein großartiger Erfolg! Dies wurde erst möglich durch den Einsatz von Microsoft Teams, Forms und Whiteboard.

Der erste virtuelle Workshop-Tag? Challenge Accepted!

Ein virtueller Workshop-Tag bringt viele Herausforderungen mit sich. Es war der erste virtuelle Modern Life Day – nicht nur für die personellen Neulinge, sondern auch für langjährige Mitarbeiter von aConTech. Es stand somit ein spannender Tag an – für jeden Einzelnen. Doch wie schafft man es 36 Teilnehmer fortlaufend in das Geschehen mit einzubeziehen und ihre Aufmerksamkeitsspanne möglichst lang zu halten?

Um Herausforderungen zu meistern, müssen sie überhaupt erkannt werden. Was kann zu der Beeinträchtigung der Konzentration oder zum Misserfolg eines solchen virtuellen Workshop-Tags führen und wie können diese Probleme aus dem Weg geräumt werden? Wir zeigen es Ihnen – mit den richtigen Werkzeugen!

  • Sie befürchten fehlende Reaktionen? Nutzen Sie Umfragen mit Microsoft Forms und spornen die Teilnehmer an einen Beitrag zu leisten!
  • Monotone Frontalbeschallung war gestern! Mit lustigen und spannenden Videos gewinnen Sie die Aufmerksamkeit ihrer Teilnehmer – Visualisierung ist das A und O!
  • Verschaffen Sie sich einen Vorteil mit Methodenvielfalt! Microsoft Teams, ebenso wie Forms und Whiteboard helfen Ihnen prägnante Ergebnisse zu erarbeiten!
  • Achten Sie auf regelmäßige Interaktionen! Mit Hilfe von Moderatoren und unseren vielen Begleiter von Microsoft Office, schaffen Sie es jeden zu Wort kommen zu lassen – denn Ziel ist es alle Teilnehmer mit einzubinden!
  • Vermeiden Sie zudem Eintönigkeit! Entspannungs- und Fokusübungen wie Yogaeinheiten sorgen für Abwechslung und erhöhen die Aufmerksamkeitspanne!
  • Technischen Hürden können wir alle begegnen, doch seien Sie dem Geschehen stets einem Schritt voraus! Gehen Sie Ihre Präsentationen zuvor wiederholt durch und reagieren sie gelassen bei Schwierigkeiten – denn mit der Unterstützung von Microsoft Office können Sie beruhigt sein!

Mit der richtigen Einstellung, einer intensiven Vorbereitung und dem Beachten der genannten Punkte, steht Ihnen also nichts mehr im Wege in Zukunft auch virtuelle Workshop-Tage zu veranstalten – und diese mit einem fortlaufenden Spannungsbogen zu einem Erfolg zu machen!

Ein Einblick in die Köpfe der Teilnehmer

Wie waren die Eindrücke und Gefühle der Teilnehmer? Gab es Einschränkungen, drastische Unterschiede und welche Variante führte nun zu einem größeren Erfolg? Persönlich vs. Virtuell. Wer kann diese Fragen beantworten, wenn nicht aConTechs Mitarbeiter selbst!

Hierzu ziehen wir Raimund Amann, unser langjähriger Lead of HR & Strategy, Diplom-Pädagoge und Verantwortlicher des Bereichs Service Excellence hinzu. Ebenso wie einen Neuzugang im Bereich MeTeOr – unser Cloud Consultant Maria Hahn, Studentin der Fachrichtung Sozialökonomie, im 5. Semester an der FAU in Nürnberg, die im Laufe des Modern Life Days eine Mitschrift mit Hilfe des Microsoft Whiteboards erstellt hat. Ich stellte ihnen im Rahmen eines virtuellen Interviews folgende Fragen zum Modern Life Day und erhielt folgende Antworten:

Was hast du im Vornherein erwartet – mit welcher Stimmung bist du in den Tag gestartet?

R: Die Erwartungen waren zunächst gar nicht so hoch, denn wir hatten noch keine Erfahrung mit der Veranstaltung des Modern Life Days mit so vielen Teilnehmern in einem virtuellen Raum. Ich war gespannt darauf wie es wird, da 6 Stunden in einem virtuellen Raum zunächst sehr lang erscheinen! Ich wurde aber eines Besseren belehrt, da die Zeit überraschend schnell rum ging!

M: Ich wusste nicht worauf ich mich einlasse, weil man sowas eigentlich noch nicht erlebt hat. Ich habe mich gefreut und wusste – das wird cool, denn ich habe vorher schon mitbekommen, dass es spannend wird.

Wie war es für dich den Modern Life Day virtuell zu erleben?

R: Im Vergleich zu den letzten 3-4 Jahren, haben wir deutlich effizienter gearbeitet, was mich sehr überrascht hat. Es sprangen mehr inhaltliche Ergebnisse heraus, da im virtuellen Raum weniger diskutiert wird. Es entsteht eine unwahrscheinlich hoch konzentrierte Arbeitsatmosphäre! Wichtig war jedoch auch die Visualisierung, die Zusammenfassungen und Fokusübungen – wirklich einzigartig!

M: Ich persönlich fand die Umsetzung generell super und es war etwas komplett Neues für mich! Die Videos, ebenso wie die Yogaeinheiten fand ich trotz virtueller Übertragung super eingesetzt. Da ich selbst fortlaufend mit Hilfe von Microsoft Whiteboard mitgescribbelt habe, bin ich überzeugt, dass wir das Potenzial des Tages gut ausgeschöpft haben.

Was war dein persönliches Highlight am Modern Life Day?

R:  Mit einem guten Gefühl und guten Ergebnissen daraufhin raus in die Natur zu gehen –  für 5 km Nordic Walking. Ich empfand ein tiefes Gefühl von Zufriedenheit! Während des Tages war mein Highlight, dass bei Umfragen innerhalb von kürzester Zeit Statements von Kollegen im Chat gesammelt werden konnten. 1 Minute30 Antworten. In minimaler Zeit komprimiertes Feedback in lustiger, aber aussagekräftiger Form zu halten – was ein Erfolg! Ebenso hat mich fasziniert, wie schnell wir vom vollständigen Plenum in die kleinen Gruppen gewechselt sind und wieder zurück!

M: Mir hat besonders gefallen, dass es vielfältig war – Videos wo alle gemeinsam gelacht haben und der ständige Spaß mit vielen Kollegen zugleich! Ebenso war es besonders toll für mich, die anderen Kollegen besser kennen zu lernen, denn alle haben sich kurz vorgestellt. So konnte ich einen direkten Überblick über alle Interessen und Fähigkeiten meiner Kollegen bekommen – einfach super!

Fazit: Was konntest du aus dem Modern Life Day persönlich für dich mitnehmen?

R: Eine lange Zeit folgte ich dem Glauben, dass zunächst die Beziehungsebene gestärkt werden sollte und anschließend die Inhaltsebene – aber es geht auch anders! Wir müssen erweitert denken, denn man kann sich auch auf die inhaltliche Ebene konzentrieren und sich im Anschluss der Beziehungsebene widmen. So gewinnt man konkrete Ergebnisse – auch in einem virtuellen Raum, mit so vielen Teilnehmern zugleich.

M: Mir ist bewusst geworden, dass virtuelle Workshop-Tage ebenfalls gut umsetzbar sind und in Zukunft auch immer wichtiger werden, denn wir sind immer mehr vernetzt mit der ganzen Welt. Ich konnte am Modern Life Day viele kreative Ideen mitnehmen und durfte erleben wie es ist eine solch besondere Erfahrung mit zu machen.

Abschließend einen Überblick über die Gefühle der restlichen Teilnehmer am Ende des Modern Life Days – ein Tag voller verschiedenster Impressionen:

Im Großen und Ganzen war der Modern Life Day somit ein großartiger Erfolg – den jeder auf seine Art und Weise für sich nutzen konnte! Virtuelle Workshoptage sind die Zukunft, denn der Fortschritt der Technologie öffnet uns viele neue Türen!

Sie möchten auch vermehrt virtuelle Besprechungen durchführen oder ihr IT-Projekt virtuell abwickeln? Dann wenden Sie sich an uns und wir gehen gemeinsam mit dem aktuellen Wandel einen weiteren Schritt in Richtung Modern Life!

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