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Einfache Kundenverwaltung mit dem Outlook Customer Manager

Kunden effizient verwalten und die aktuelle Kommunikation im Blick zu behalten, ist gerade für kleinere Unternehmen eine Herausforderung. Mit dem neuen Customer Manager für Outlook stellt Microsoft in Office 365 ein Werkzeug bereit, dass den Umgang mit Ihren Kunden vereinfacht.

Outlook als Zentrum der Kundenverwaltung

Mit seiner Hilfe lassen sich alle wichtigen Informationen zu einem Kunden zusammenfassen und Geschäftsaktivitäten nachverfolgen. Dazu zählen bspw. die bisherige Korrespondenz per Mail und Telefon, Termine oder auch sog. Deals (auch eher bekannt als Leads / Verkaufschancen). Dies alles findet sich nun zentralisiert in Outlook 2016 wieder.

Der Outlook Customer Manager arbeitet dabei mit einer gewissen Intelligenz und bereitet die gesammelten Informationen auf. So können Sie einfach aus einer E-Mail einen neuen Kundenkontakt erstellen, wobei alle erkannten Informationen aus der Mail bereits in den Kontakt übernommen werden. Fehlende Informationen – bspw. zur Firma – können automatisch durch Bing ergänzt werden (derzeit nur bei englischer Spracheinstellung). Es Ihnen überlassen, ob Sie den Kontakt anschließend nur für sich oder Ihrem Team verfügbar machen.

Als kleines Bonbon zeigt der Outlook Customer Manager dem Anwender kundenrelevante Dateien, Notizen und Aufgaben in einer Zeitleiste basierend auf der Kundeninteraktion an.

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Verkaufschancen immer im Blick

Eine der wohl wichtigsten Funktionen ist die Verwaltung von Deals. Das sind Verkaufschancen, die Sie bereits beim Kunden platziert haben oder demnächst platzieren möchten. Sie können für jeden Deal – neben Firma und Ansprechpartner – Beträge, eine Priorität und einen Status festlegen. Dazu können Excel-Berichte erzeugt werden, in denen die Deals grafisch aufbereitet werden. Das klingt funktional sehr rudimentär, deckt aber die wichtigsten Bereiche ab. Positiv gesprochen hat man alles Wichtige im Blick. Falls Sie einen größeren Funktionsumfang benötigen, sollte der Blick Richtung vollwertiges CRM gehen.

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Unterwegs Kontakte knüpfen

Die meisten Kontakte werden nicht am Telefon, sondern unterwegs – persönlich – geknüpft. Entsprechend gibt es auch eine Anwendung, um die Kontakte mobil zu verwalten. So können Sie bspw. direkt aus der App heraus Visitenkarten fotografieren und Kontakte anlegen lassen. Das dafür notwendige Outlook Customer Manager Add-in ist derzeit jedoch nur für iOS Geräte verfügbar. Eine separate plattformübergreifende Anwendung ist derzeit noch in der Entwicklung.

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Der Customer Manager in Outlook steht derzeit nur Kunden innerhalb der Office 365 Business Premium Lizenz zur Verfügung. Nach dem Einschalten der Funktion erscheint das Symbol in der oberen Navigationsleiste von Outlook 2016.

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In den nächsten Blogbeiträgen zeige ich Ihnen, wie Sie Schritt-für-Schritt mit dem Customer Manager arbeiten.

Bildquelle: Microsoft.

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