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Glück im Unglück – Über den Einsatz von Microsoft Diensten im Ausland

In unerwarteten Situationen schnell und flexibel reagieren können – das ist uns als aConTech ebenso ein Anliegen wie Ihnen, wo auch immer Sie sich in diesem Moment befinden. Martina Petersen, die Geschäftsführerin unserer Tochterfirma CertVision, macht’s vor – während ihres Aufenthalts im Ausland. Trotz Ausgangssperre konnte sie die Geschäftsprozesse am Laufen halten und das alles durch den Einsatz von Microsoft365 – ein Glück im Unglück. Warum dies in jeder Hinsicht eine wichtige Stütze war erfahren Sie im Folgenden.

Ich sitze im Garten eines Hostels in Auckland (Neuseeland), es ist der 25.03.2020, 18:30 Uhr Ortszeit, plötzlich ertönt aus allen Handys um mich herum und gänzlich unerwartet ein Alarm. Fragende Gesichter schauen sich an, was passiert nun? Eine Meldung erscheint auf dem Handydisplay: „Notfallhinweis – NATIONAL EMERGENCY MANAGEMENT AGENCY ALERT“. Es ist so weit, um die COVID-19 Pandemie einzudämmen, steht nun auch in Neuseeland die Ausgangssperre bevor.

Screenshot Emergency Alert

Der Rückflug bereits durch die Airline storniert. Rückholflüge der deutschen Regierung in Planung, aber noch keine konkreten Informationen, wann sie stattfinden werden. Im schlimmsten Fall bedeutet das, dass ich mindestens vier weitere ungeplante Wochen in Neuseeland verbringen muss, nein darf!

Entspannt und sorgenfrei lehne ich mich zurück, denn unsere Firma CertVision GmbH sowie mein Job sind nicht gefährdet. Mein Home-Office habe ich auf allen meinen Reisen stets mit dabei. So ist es mir möglich, mit Laptop, Mobiltelefon und den umfangreichen und cloudbasierten Diensten von Microsoft, von überall auf der Welt zu arbeiten, mit den Kollegen und Partnern in Kontakt zu bleiben und nichts zu verpassen. Voraussetzung ist nur die Verfügbarkeit einer Internetverbindung.

Microsoft Teams

Zu allererst möchte ich auf Microsoft Teams eingehen, ein online Besprechungsdienst, der vor noch nicht allzu langer Zeit Skype for Business abgelöst hat. Teams ermöglicht mir, mit meinen Kollegen und Partnern zu chatten und Online-Besprechungen durchzuführen. Problemlos können Gruppenchats angelegt, Live-Vorführungen geplant und durchführt und diese sogar aufgezeichnet werden.

Selbst mit einer schwachen Internetleitung erziele ich sehr gute Gesprächsqualitäten, kann meinen Desktop während der Besprechung teilen und meinen Gesprächspartner sehen. Dabei spielt es keine Rolle, ob ich Microsoft Teams im Browser auf meinem Laptop, über die installierte Applikation oder übers Mobiltelefon verwende. Die Bedienung ist intuitiv, schnell findet man alle Funktionen. Es ist ein sicherer und schneller Austausch von schützenswerten Daten möglich.

Microsoft SharePoint

Unsere Dokumente liegen sicher auf dem Microsoft SharePoint, der in unseren Office365 Diensten inbegriffen ist. Wir können somit zeitgleich an den Dokumenten und Aufzeichnungen arbeiten, sehen die Aktualisierungen auf einem Blick und können zudem die Berechtigungen je Dokument individuell festlegen. Durch dieses geniale Dokumentenmanagementsystem weiß ich, dass meine Dokumente sicher verstaut und jederzeit zugänglich sind.

Microsoft Outlook

Zum Versenden von E-Mails steht mir Microsoft Outlook mit seinen umfangreichen Funktionen zur Verfügung. Es ist sehr praktisch, dass ich alle Geschäfts-Accounts über eine Anwendung anzeigen lassen kann, das erspart mir häufiges Wechseln zwischen den Accounts sowie Ein- und Ausloggen.

Microsoft Planner

Unser Entwicklungsteam wird mit Microsoft Planner gesteuert. In wenigen Minuten sind umfangreiche Scrumboards übersichtlich und in der Abarbeitung nachvollziehbar erstellt und Aufgaben eingeplant. Um Dritten den Zugriff auf das erstellte Board zu ermöglichen, können die erforderlichen User über Ihre E-Mailadresse freigegeben werden.

Mir macht die gemeinsame Zielverfolgung und Projektbetreuung mit Planner viel Freude. Auch wenn ich die persönlichen und regelmäßigen Gespräche mit den Kollegen aus der Entwicklung sehr schätze, habe ich mit Planner einen schnellen Einblick in die Fortschritte. Über die Kommentarfunktion werde ich zeitgleich per E-Mail informiert, sodass ich zum Beispiel im Falle einer Frage sofort reagieren kann.

Microsoft To Do

Wer kennt es nicht, man kommt zur Ruhe und auf einmal fallen einem Sachen ein, die man unbedingt noch erledigen möchte. Hierfür habe ich Microsoft To Do auf meinem Mobiltelefon installiert, so habe ich meine digitale To-Do Liste immer griffbereit.

Die Microsoft Cloud-Dienste von Office365 haben sich für uns mehr als bewährt. Ein Verzicht unvorstellbar. Die Verfügbarkeit, Absicherung von Daten und die umfangreichen Möglichkeiten haben uns auch dazu bewogen, die Microsoft Cloud-Dienste für unser ISMS-Tool NormTracker zu verwenden.

Gerade in diesen Zeiten freut es uns, dass wir unsere Kunden und Partner im Home-Office auf diese Weise unterstützen können, weiterhin und webbasiert an Ihrer Informationssicherheit arbeiten zu können. Das neu entwickelte BCM (Business Continuity Managementsystem) unterstützt darüber hinaus unsere NormTracker-Anwender, ihre Geschäftsprozesse aufrecht zu halten. Ein absoluter Vorteil, um jetzt erst recht für einen sicheren Umgang mit der IT-Infrastruktur zu sorgen. Für eine sichere Anmeldung wird Microsoft Azure Active Directory eingesetzt.

Die Anforderungs- und Aufgabenpakete für das BCM gibt es derzeit für alle NormTracker-Neukunden gratis dazu!

Bei der super schnellen Einrichtung von Office365 hat uns natürlich das engagierte Team unserer Muttergesellschaft aConTech unterstützt. Nach Auftragserteilung hat dies nur wenige Minuten gedauert und lief wirklich unproblematisch und komplett aus der Ferne gesteuert ab. Mich beruhigt es, wenn nicht erst ein Consultant vorbeikommen muss, um Applikationen und Dienste zu installieren. Das spart Zeit und schränkt den laufenden Betrieb nicht ein. Zudem ist immer jemand verfügbar, wenn Fragen aufkommen und kann remote Hilfestellungen geben.

Wenn Sie mehr zu den verwendeten Office365 Diensten von Microsoft erfahren möchten, wenden Sie sich bitte an das Team der aConTech.

Profitieren Sie auch von unseren Contactless Communication-Paketlösungen für zukunftssicheres und mobiles Arbeiten trotz Coronavirus – auch im Ausland!

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