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How-To für OSX: So nutzen Sie freigegebene Postfächer in Ihrem Outlook für Mac

Freigegebene Postfächer wie das typische info@ oder Sekretariat@ sind Postfächer, die von mehreren Personen genutzt werden und eignen sich z.B. dafür, dass Kunden Anfragen zentralisiert an Ihr Unternehmen richten können. Sie gehören zum Funktionsumfang von Microsoft Exchange und dem in Office 365 integrierten Dienst Exchange Online. Ein Kommunikationsknoten wird gewährleistet und bietet Teams die Möglichkeit, zusätzlich unterstützend durch Teamkalender, Arbeitsabläufe nachzuvollziehen und auch beim Ausfall einzelner Mitarbeiter, einen aktuellen Kenntnisstand gewährleisten zu können. Wenn Sie Outlook an einem Windows PC einsetzen werden die für Sie freigegebenen Postfächer automatisch hinzugefügt und befinden sich unterhalb Ihres Haupt-Posteingangs. Hier zeigen wir Ihnen schritt für Schritt, wie Sie diese Postfächer auch unter Apples Betriebssystem OSX mit Outlook nutzen können.

Um freigegebene Postfächer zu Ihrem Outlook für Mac hinzuzufügen, müssen diese zunächst für Sie freigeschaltet werden. Sollte dies noch nicht passiert sein, wenden Sie sich an den Postfach-Verantwortlichen oder Ihren Administrator. Starten Sie zunächst die Anwendung –  auf der linken Seite sehen Sie den Ordnerbereich mit Ihrem eingebunden Mailkonto (oder Konten).

 

 

OSX Outlook Freigegebene Postfächer 1

Klicken Sie Oberhalb der Anwendung in der OSX-Menüleiste auf Extras und wählen Sie Konten… aus.

OSX Outlook Freigegebene Postfächer 2

Im folgenden Fenster sehen Sie Ihre eingebunden Konten. Wählen Sie das Firmenkonto aus, für welches Ihnen das Postfach freigegeben wurde. Dieses hat üblicherweise die gleiche Domäne hinter dem @-Zeichen, wie das für Sie freigegebene Postfach. Klicken Sie anschließend auf Erweitert…

OSX Outlook Freigegebene Postfächer 3

Wählen Sie als nächstes den Reiter Stellvertretung. Hier erhalten Sie eine Übersicht an Freigaben, die Sie erteilt haben oder von denen, die Sie bereits eingebunden haben.

Klicken Sie auf das + unter Personen, deren Stellvertretung ich bin:

OSX Outlook Freigegebene Postfächer 4

Geben Sie im folgendem Fenster den Namen des Postfachs ein (oder ein Schlagwort) und bestätigen Sie um es zu suchen. Wenn es aufgeführt wird, wählen Sie es an und klicken danach auf Hinzufügen.

OSX Outlook Freigegebene Postfächer 5

Das Postfach wird nun in Ihrer Liste durchgeführt. Klicken Sie auf OK. Sollte der Vorgang nicht erfolgreich sein – Ihnen der Zugang verwehrt werden, wenden Sie sich bitte an den zuständigen Ansprechpartner für das Postfach.

OSX Outlook Freigegebene Postfächer 6

Es kann eine Abfrage erscheinen, die darüber Informiert, dass Sie an den Email-Server umgeleitet werden. Dies können Sie Zulassen.

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Im Anschluss ist das Postfach in Ihrem Outlook hinterlegt. Sie können nun an diese Email adressierte Nachrichten lesen und ggf. unter dessen Namen beantworten.

OSX Outlook Freigegebene Postfächer 8

 

 

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