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Microsoft Teams Breakout Rooms – So geht virtuell reelle Gruppenarbeit

6.01.2021

Trotz der Corona Pandemie sollten Schulungen und Workshops nicht zu kurz kommen. Doch wie gestaltet man einen virtuellen Workshop möglichst effizient und wirksam? Das folgende neue Microsoft Teams Feature kann dabei Abhilfe schaffen: MS Breakout Rooms.

Die Microsoft Teams Gruppenräume

Die Organisator:innen eines Meetings haben mit den MS Breaktout Rooms die Möglichkeit, die Teilnehmer:innen in bis zu 50 verschiedene Gruppenräume aufzuteilen, um in kleineren Arbeitsgruppen sich den anfallenden Aufgaben innerhalb eines Workshops zu widmen, Diskussionen durchzuführen und Ergebnisse zu erarbeiten. Lassen Sie uns nun ein genaueren Blick in die Anwendung werfen:

Microsoft Teams Breakout Rooms: Die Basics

Das Icon zum Erstellen von Gruppenräumen taucht ausschließlich bei den Organisator:innen einer Besprechung in der Funktionsleiste auf. Klickt man auf das Icon, so öffnet sich ein Fenster zum Erstellen der Räume. Die Organisator:innen haben hier bereits zur Auswahl, wie viele Räume erstellt werden sollen und ob die Teilnehmer:innen automatisch und zufällig oder manuell und gezielt den Räumen zugeordnet werden sollen. Dann kann es auch schon losgehen!

  • Wurden Räume mittels einer automatischen Zuweisung erstellt, haben die Organisator:innen nach der Erstellung weiterhin die Möglichkeit, die Teilnehmer manuell um zu übertragen. Dies geschieht indem entweder alle Teilnehmer:innen oder nur bestimmte Teilnehmer:innen ausgewählt und über den Button „Zuweisen“ in einen anderen Raum verschoben werden.

  • Sind die Räume noch geschlossen, so gelangen die Organisator:innen über die drei Punkte neben der Bezeichnung „Gruppenräume“ zu weiteren Optionen, die es Ihnen ermöglicht weitere Einstellungen für die Räume zu treffen oder weitere Räume zu erstellen.

  • Unter den Einstellungen kann ausgewählt werden, ob beim Starten der Räume die Teilnehmer:innen automatisch in die geöffneten Räume verschoben werden. Zudem kann eingestellt werden ob die Teilnehmer:innen die Option in ihren Gruppenräumen haben sollen, von selbst zurück in die Hauptbesprechung gehen zu können.
  • Sind nun alle Teilnehmer:innen den richtigen Gruppenräumen zugewiesen und alle offenen Fragen zum Arbeitsauftrag geklärt, so können die Organisator:innen alle Räume gleichzeitig über den Button „Räume öffnen“ starten.

  • Den Teilnehmer:innen wird nach Ausführung dieser Aktion in der Hauptbesprechung angezeigt, dass die Räume geöffnet sind und sie in 10 Sekunden automatisch verschoben werden.

Microsoft Teams Breakout Rooms: Die Specials

Möchte man jedoch Schritt für Schritt die Räume für die Teilnehmer:innen öffnen, so können die Organisator:innen über die „weiteren Optionen“ eines Raumes, diese vereinzelt öffnen.

  • Während der Gruppenarbeitszeit haben die Organisator:innen die Möglichkeit zwischen den Räumen hin- und herzuspringen, indem wieder über die „weiteren Optionen“ eines Raumes à „Raum beitreten“ ausgewählt wird.

  • Weiterhin haben die Organisator:innen über die weiteren Optionen der Gruppenräume die Möglichkeit, wenn alle Räume geöffnet sind, Ankündigungen an Räume und somit an alle Teilnehmer:innen gleichzeitig zu senden.
  • Ist nun die Gruppenarbeitszeit abgelaufen, so können die Organisator:innen die Räume wieder schließen. Hier verhält es sich gleich wie mit dem Öffnen der Räume. Man hat entweder die Wahl alle Räume gleichzeitig zu schließen oder wieder Raum für Raum einzeln zu schließen.
  • Auch hier werden wieder die Teilnehmer:innen in den jeweiligen Räumen darüber informiert, dass der Raum geschlossen wurde und sie automatisch zur Hauptbesprechung zurückverschoben werden.

Mit diesem Feature haben die Workshopleiter:innen und somit auch die Organisator:innen einer Besprechung, eine Menge an Funktionen zur Verfügung, um die virtuellen Workshops so real wie möglich zu gestalten und die damit verbundenen und essentiellen Kleingruppenarbeit für Brainstorming Sessions oder Aufgabenbearbeitungen im Zuge eines Workshops zu ermöglichen. Profitieren auch Sie davon!

Sie haben weitere Fragen zur Anwendung von Microsoft Teams? Sie möchten Ihr Anwendungsgebiet erweitern und zu Microsoft Teams Spezialisten werden, um kein Feature außer Acht zu lassen? Schreiben Sie uns – wir schöpfen gemeinsam mit Ihnen das weitumgreifende Potenzial von Microsoft Teams für Ihr Unternehmen aus!

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