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Nachts ein Eis bei McDonalds? Mit StaffHub kein Problem

Zu jeder Tageszeit im Lieblingsgeschäft einkaufen, nachts einen Stop an der örtlichen Fastfood-Kette, im Ernstfall rund um die Uhr im Krankenhaus Hilfe bekommen – vieles davon sehen wir mittlerweile als Selbstverständlichkeit an. Hinter diesem Privileg steht neben dem zugehörigen Personalaufwand die nicht triviale Aufgabe der Mitarbeiterkoordination und Informationsverteilung an das dahinterstehende Team.

Zur Verwaltung solcher Mitarbeiter, die „im Feld“ unterwegs sind und kein gesondertes Büro ihr Eigen nennen, hat Microsoft das Mitarbeiter-Management-Tool StaffHub als weiteren Bestandteil von Office 365 veröffentlicht. Gedruckte Schichtpläne gehören damit der Vergangenheit an.

Was kann StaffHub genau?

Um diese Frage zu beantworten, möchte ich Sie in unseren fiktiven aConTech Outlet Store einladen. Wir vertreiben nicht nur die neuesten Elektronikartikel, sondern auch Kleidung, Snacks und alles was das Herz sonst noch begehrt. Um unsere Kunden täglich aufs Neue zu begeistern, haben wir das kompetenteste und freundlichste Personal in den Bereichen Kasse, Beratung und Management eingestellt.

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Nach Jahren der analogen Schichtplangestaltung haben wir uns nun dazu entschlossen neue, digitale Wege zu gehen. Da kam das zentralisierte Mitarbeitermanagement von Microsoft gerade recht.

Eindrücke der ersten 10 Minuten: StaffHub ermöglicht es uns, unser Team mit wenigen Mausklicks zusammenzustellen. Schichttypen können vorab festgelegt und den Mitarbeitern anschließend zugewiesen werden. Dabei steht es dem Teammanager frei, ob er die konkreten Arbeitszeiten oder eine alternative Benennung anzeigen möchte. Beides ist exemplarisch im oberen Bild dargestellt. Zudem kann zur Visualisierung aus einer Reihe vordefinierter Farben gewählt werden. Die Berechnung der Wochenstunden der einzelnen Mitarbeiter erfolgt automatisch.

Das hat uns schon eine Menge Arbeit erspart. Kein manuelles Tracking mehr, ob Mitarbeiter im Sollstundenbereich sind, einfaches Anlegen und Verschieben von Schichten oder direkt den aktuellen Arbeitsplan in die nächste Woche übernehmen. Und sollte sich doch eine Schicht außerplanmäßig verändern, kann dies mit wenigen Mausklicks nachgepflegt werden. Neben dem Schichttausch hat der Mitarbeiter auch die Möglichkeit ‚arbeitsfreie Zeit‘ zu beantragen.

 

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StaffHub aus Sicht der Mitarbeiter

Gerade von unseren jüngeren Mitarbeitern bekommen wir häufig das Feedback, dass es nicht mehr zeitgemäß ist, ein DIN-A4-Blatt an der Pinnwand des Pausenraumes zu pflegen. Oftmals durch Anrufe verstärkt, wann denn die eigene Schicht beginnt. Den Prozess eine Schicht zu tauschen möchte ich dabei gar nicht erst erwähnen.

Mit StaffHub haben wir nun die Möglichkeit unsere Mitarbeiter via App auf ihren Telefonen immer auf dem aktuellen Stand zu halten. Sobald sich in der eigenen Schicht etwas ändert oder wichtige Teaminformationen bereitstehen, wird der Mitarbeiter durch die Anwendung benachrichtigt. Zudem kann er Details und Notizen zu seinen anstehenden Schichten einsehen und sich einen Überblick verschaffen, wer an diesem Tag gemeinsam mit ihm arbeitet.

 

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Schichten einfach tauschen

Letztens hatten wir die Situation, dass zwei Mitarbeiter ihre Schicht getauscht haben, ohne den Store-Manager vorher zu informieren. Das wäre prinzipiell kein Problem, hätten denn beide dasselbe Verständnis darüber gehabt, welche Schicht sie tauschen. So kam es dazu, dass die morgendliche Schicht doppelt besetzt war, mittags dagegen ein Personalengpass herrschte.

Auch dieses Problem konnten wir mit StaffHub lösen. Unsere Mitarbeiter können nun aus der App heraus aktiv einen Schichttausch bei den Kollegen beantragen oder die eigene Schicht zum Tausch anbieten. Sind sich die Mitarbeiter einig, dass eine Schicht getauscht werden kann, wird der Teammanager benachrichtigt, um den Tausch freizugeben. Anschließend wird der Schichtplan durch StaffHub automatisch aktualisiert.

 

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Teamkommunikation leichtgemacht

Sie sehen, das Management hat plötzlich viel mehr Zeit sich um andere Dinge zu kümmern. Zum Beispiel darüber sinnieren, ob WhatsApp zur firmeninternen Kommunikation wirklich geeignet ist. Oh, StaffHub kann das auch – toll! Nach kurzem Ausprobieren sind wir überzeugt: WhatsApp kann abgelöst werden. Warum? Wir haben nun alles zentralisiert in einer Anwendung. Geschäftliches bleibt geschäftlich. Wir können chatten und Fotos senden – da kommen gleich die ersten Ideen:

  • Kaputte Waren bei der Lieferung entdeckt, direkt im Chat dokumentiert mit der Frage, wie weiter verfahren werden soll
  • Defekte Beleuchtung im Schaufenster, ein kurzes Foto, das Facility-Team kümmert sich darum
  • Neue Artikel im Programm, Mitarbeiter direkt informiert

 

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Eine weitere Arbeitserleichterung ist für uns die Möglichkeit, unseren Mitarbeitern Dateien und Links zu Internetseiten bereitzustellen. Sie glauben nicht, wie lange es dauert jemandem das Hemdenfalten beizubringen. Das übernimmt jetzt StaffHub durch die passenden Anleitungsvideos für uns. Demnächst werden wir auch die Skizzen, wo welche Aktionsware aufgebaut wird, in StaffHub verteilen. Uns fallen täglich neue Verwendungsmöglichkeiten ein.

Soviel aus dem aConTech Store. Vielleicht haben Sie schon die ein andere Idee, wie Sie StaffHub in Ihrem Unternehmen einsetzen können. Natürlich unterstützen wir Sie nicht nur gerne bei der Einführung, sondern auch bei der Szenarioentwicklung. Falls Sie mehr zu der Thematik wissen möchten, rufen Sie uns gerne an.

Ansonsten bleibt nur noch mein persönliches Fazit:

  • Das zentrale Mitarbeitermanagement wird mobil und einfach
  • Durch Automatisierung und Self-Service-Möglichkeiten wird das Management entlastet
  • Informationen erreichen die Mitarbeiter in nahezu Echtzeit, super!
  • Der Informationsfluss innerhalb des Teams wird transparent und nachvollziehbar
  • Die Aufwandseinsparungen übersteigen die anfallenden Lizenzkosten bei i.d.R. bei weitem

StaffHub ist übrigens in den Office 365-Plänen K1, E1, E3 und E5 enthalten (ab 3,40€/Monat).

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