Kennen Sie das auch? Das Weihnachtsfest steht bevor, die Verwandtschaft hat sich angekündigt und Sie waren schon länger nicht mehr – richtig, beim Friseur. Dabei möchte man doch gerade an den Feiertagen einen guten Eindruck hinterlassen. Ein Termin ist sicherlich schnell gefunden. Doch schon naht das nächste Problem: das Telefon klingelt, aber keiner nimmt ab. Was würden Sie jetzt dafür tun, wenn Sie einfach über das Internet einen freien Termin buchen könnten? Ganz bequem, ohne Wartezeit, bei dem Mitarbeiter Ihres Vertrauens.
Warteschleife war gestern
Für solche und ähnliche Anwendungsfälle hat Microsoft den Terminverwaltungsdienst ‚Bookings‘ als kostenfreien Teil des Office 365 Business Premium Pakets vorgestellt. Dieser richtet sich vor allem an Dienstleistungsunternehmen, die Ihren Kunden die Möglichkeit geben möchten, selbst Termine mit Mitarbeitern über eine spezielle Internetseite zu organisieren. Dies könnten z.B. Handwerkstermine, die nächste Physiotherapiestunde oder ein Restaurantbesuch sein. Der Kreativität und Vielfältigkeit der Anwendungsmöglichkeiten sind keine Grenzen gesetzt. So haben Sie rund um die Uhr für Ihre Kunden geöffnet und vermeiden unnötige Kommunikationsaufwände per Telefon oder E-Mail.
Dienstleistungen zentral im Blick
Innerhalb des Terminportals bietet ‚Bookings‘ Ihren Kunden die Möglichkeit sich einen Überblick über die angebotenen Dienstleistungen zu verschaffen und im gleichen Schritt die Buchung bei einem Mitarbeiter der Wahl vorzunehmen. Entsprechend der Mitarbeiterqualifikation können Sie bereits im Vorfeld festlegen, welcher Mitarbeiter für welche Dienstleistungen verfügbar ist. Dem Kunden werden anschließend nur solche Termine angezeigt, zu denen bei den entsprechenden Mitarbeitern noch freie Kapazitäten vorhanden sind. Der Kunde kann die Terminplanung also ohne Ihr Zutun selbstständig von zu Hause oder dem Smartphone aus durchführen – die Ansicht passt sich dem Endgerät automatisch an.
Sobald der Kunde seine Buchung abgeschlossen hat, erhält er eine Bestätigungsmail, aus der der Termin direkt in den Kalender importiert werden kann. So werden vergessene Termine auf ein Minimum reduziert. Möchten Sie Ihren Kunden kurz vor dem Termin noch einmal daran erinnern? Dann können Sie diese Einstellung einfach in der Administration vornehmen.
Manchmal kommt es anders – und öfter als man denkt
Natürlich kann auch mal etwas dazwischenkommen. Um nicht stattfindenden Terminen vorzubeugen, enthält die Bestätigungs-E-Mail einen zusätzlichen Link zum Verwalten der eigenen Buchung. Von dort aus können bei Bedarf Änderungen oder – sofern erlaubt – auch Stornierungen vorgenommen werden. Sie können bestimmen, wie viel Vorlaufzeit Sie Ihren Kunden bei der Änderung oder Absage eines Termins einräumen möchten.
Selbstverständlich haben auch Ihre Mitarbeiter die Möglichkeit, die Terminplanung im Nachhinein zu ändern. Fällt ein Kollege außerplanmäßig aus, können Termine abgesagt, verschoben oder auf andere freie Mitarbeiter übertragen werden. Auch telefonisch vereinbarte Termine können Sie einfach in die Mitarbeiterkalender übernehmen.
Aktualität ist (k)eine Kunst
Durch die direkte Integration in Office 365 können Ihre Mitarbeiter die anstehenden Termine stets aktuell im eigenen Outlook-Kalender auf all ihren Endgeräten (also auch dem Mobiltelefon) nachverfolgen. Gerade für mobile Mitarbeiter bedeutet dies ein großes Plus an Flexibilität im Alltag. Auf Wunsch können Ihre Mitarbeiter die Termine auch mit ihren privaten Kalendern von Google oder Outlook.com synchronisieren.
Nun hat Ihr Kunde also den ersten Termin gebucht. Entsprechend vorbildlich möchten Sie ihn in Ihre bereits bestehende Kundenkartei eintragen. Doch halt – handelt es sich um einen Neukunden, erstellt Bookings Ihnen ganz automatisch eine neue Kundenkartei, die Sie bei Bedarf durch weitere Informationen ergänzen können. So behalten Sie nicht nur den Überblick über Ihren Kundenstamm, sondern haben auch die Kontaktdaten immer dabei.
Und was kostet mich das?
Bookings kann als Teil von Office 365 Business Premium kostenfrei genutzt werden. Sie müssen lediglich die ‚First Release‘-Option in Ihrem Office 365 aktiviert haben. Die zugehörige Kachel erscheint dann automatisch auf der Startseite.
Kurz gesagt: Für all diejenigen, die regelmäßig Termine mit Ihren Kunden organisieren müssen und gleichzeitig den Kunden großen Freiraum bei der Terminwahl lassen möchten, ist Bookings das ideale Hilfsmittel. Neben der Reduzierung von Organisationaufwand und der damit verbundenen Kosten bieten Sie Ihren Kunden und Mitarbeitern größtmögliche Planungsflexibilität ohne dabei selbst den Überblick zu verlieren.
So erreichen Sie am Ende des Tages Ihr eigentliches Ziel: Ihre Mitarbeiter können sich auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren und Ihre Kunden sind zufriedener.