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Sorry MS Teams! Sorry Tim!

Nachdem ich nach gut einem halben Jahr des Einsatzes von MS Groups mit dessen Funktionen und Usability sehr zufrieden war, kam für mich der Schock. Unser CDO Tim verkündete: „Wir stellen nun um auf MS Teams“.

Schon wieder ein neues Tool?

Trotz zahlreicher Erklärungsversuche seinerseits, tat ich mich sehr schwer, die Funktionen und die dahinterstehende Philosophie von Microsoft Teams zu verstehen – geschweige denn den Mut zu haben, es sofort anzuwenden. Erschwerend neben meinen weit über 50 Lebensjahren kam hinzu, dass ich mein geliebtes Kommunikations- und Kooperationstool „Skype for Business“ nicht mehr anwenden konnte. Doch was tut ein guter Berater und Early Adopter? Er geht den ein oder anderen Leidensweg, um seine Kunden genau davor bewahren zu können.

Folglich musste ich mich nun mit Teams, dem zentralen Ort für Zusammenarbeit laut Microsoft, eingehend auseinandersetzen.

„In Teams können jetzt wiederum Teams mit unterschiedlichen Kanälen angelegt werden und darin wieder Chats, Dateien, Wikis und und und … und du kannst von dieser einzigen Oberfläche aus Telefonieren, Videokonferenzen machen und so weiter.“

So in ungefähr die zusammenfassenden Definitionen der Kollegen. Das wirkte auf mich sehr komplex und verwirrend.

 

Quo vadis, Durchblick?

Als ich schließlich die „Oberfläche“ leibhaftig wahrnehmen konnte, hatte ich weder Über- noch Durchblick: AKTIVITÄT, CHAT, TEAMS mit Unterteams mit Kanälen und die wiederum mit Chat, Doku, Wiki etc. versehen sowie BESPRECHUNGEN und ANRUFE überforderten meine visuelle und strukturelle Leistungsfähigkeit.
Die ergänzenden Hinweise unseres Chief Digital Officer Tim, dass Teams sowohl SharePoint als auch MS Groups integriert bzw. damit verknüpft ist, gab mir den anwendungstechnischen k.o.-Schlag.

Nichtsdestotrotz stand ich auf und spielte vorsichtig wie ehrfürchtig in Microsoft Teams herum.

MS Teams: Vielleicht doch nicht so schlimm wie gedacht

  1. Als erstes erkannte ich, dass unter AKTIVITÄT alle neuen Nachrichten, Aktivitäten und Aufgaben (mit roten Punkten markiert) angezeigt werden und dies mich durch den Info- und Kommunikationsdschungel navigiert. Heureka: eine Art Mini-Dashboard für Teams!
  2. Zweite Erkenntnis: in CHAT habe ich alle Chats aufgelistet.
  3. Drittens erklärte sich dann langsam folgendes: in TEAMS sind wiederum einzelne Teams z.B. für Vertrieb, Kunden, Allgemein und Produkte eingerichtet. Diese können wiederum Kanäle besitzen, z.B. das Team für den Kunden XY hat die drei Kanäle: Angebote, Ideen, Geschäftsentwicklung.
    Diese Kanäle weisen in der Regel bei uns wiederum die Rubriken Allgemein, Unterhaltung, Datei und Wiki und ggf. noch weitere spezielle auf.
  4. Viertens: In BESPRECHUNGEN erhalte ich einen Überblick über die anstehenden Besprechungen, kann diese planen und organisieren.
  5. Und fünftens: in ANRUFE kann ich meine Anrufe managen. Weiterhin habe ich hier alle meine wichtigen Kontakte sowie eine Übersicht über den Kommunikationsverlauf. Hilfreich ist hier die Übersicht – nun endlich in Teams ähnlich wie bei „Skype for Business“ – zur An- und Abwesenheit der Kollegen mit der Möglichkeit, kurze Statusnachrichten einzugeben.

Nach ein paar Wochen war ich dann mit MS Teams vertraut und halte es inzwischen, trotz meiner anfänglichen Skepsis und Verwirrung, für ein sehr einfaches, umfängliches Werkzeug zur Zusammenarbeit intern wie extern.

Sorry MS Teams! Sorry Tim!

 

Meine 10 (+ 3) Gebote zur Nutzung von MS Teams

Folgende Erfahrungen für die Implementierung und Anwendung, insbesondere bei digital immigrants, darf ich hier weitergeben:

  • MS Teams ist keine schwarze Kunst und im Prinzip ganz einfach.
  • Du kannst nichts verkehrt oder kaputt machen; probiere es einfach nach „trial and error“ aus. Spiele damit. Folge deiner Intuition. Es ist intuitiv bedienbar (Prinzip Versuch und Irrtum).
  • Trainings und Coachings, insbesondere für unerfahrenere Anwender, ist wichtig. Dabei muss die Struktur und Aufbau immer wieder übersichtlich visualisiert werden (Prinzip GEKA: Gegliedert-Einfach-Knapp-Anregend).
  • Insbesondere die Systematik der Teams (in Teams) und ihre Kanäle muss klar und einheitlich erarbeitet sein – und aufgezeigt werden (Prinzip Klarheit und Verbindlichkeit).
  • Neue Teams werden nur über einen Freigabeprozess, nach Genehmigungs- oder Veto-Prinzip, mit Namenskonventionen angelegt, um Wildwuchs und unklare Strukturen sowie verwirrend variierende Benamung zu verhindern (Prinzip Klarheit und Verbindlichkeit).
  • Nimm nur an denjenigen Teams teil und installiere diese bei Dir, die wirklich wichtig sind für Dich und den Erfolg deiner Arbeit. Entferne nicht mehr aktuelle Teams umgehend, damit du Übersicht und Konzentration bewahrst (Prinzip Konzentration auf das Wesentliche).
  • Achte darauf, ob es ein internes Team oder ob es ein (geteiltes) Team ist, an dem auch Externe wie Kunden oder Partner teilnehmen (Prinzip Sicherheit).
  • Benutze bei UNTERHALTUNGEN und CHAT die Betreffzeile und fett/kursiv etc., damit es übersichtlich bleibt und schnell erfassbar ist (Prinzip Übersichtlichkeit).
  • Überprüft halbjährlich den Aufbau eurer Teamsstruktur und passt sie ggf. neu an (Prinzip Revision).
  • Gib immer in die Statuszeile ein: deine Verfügbarkeit (farblich) sowie auch in knappen Worten deinen Status: z.B. Mo, 04. März: HomeOffice-Blog Artikel schreiben; nachmittags Urlaub. Deine Kollegen werden es dir danken (Prinzip Für Information sorgen)
  • Extrem wichtige und vertrauliche Nachrichten/Dokumente weiterhin via Mail und entsprechender Verschlüsselung (Prinzip Vertraulichkeit und Wichtigkeit).
  • Gehe sparsam und selektiv mit deinen Beiträgen, Posts, Chats, Informationen etc. um.

Überlege stets, ist diese Information für die anderen wirklich wichtig oder interessant – um eine überbordende Informationsflut zu vermeiden (Prinzip Weniger ist mehr).

  • Ein leistungsfähiges Netz sowie eine gute Hardware sind eine unabdingbare Voraussetzung für das reibungslose Funktionieren von MS Teams – denn es braucht m.E., salopp ausgedrückt, viel Power.

 

Noch mehr Durchblick, erhalten Sie unter folgenden Links:
Microsoft – Planen der Governance in Teams
Governance in Microsoft Teams: mehr Struktur und weniger Wildwuchs

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